Jyväskylän ammattikorkeakoulu otti käyttöönsä Circlen helpottamaan sisäistä tilanhallintaa ja vuokranjakoa. Jamkin työ- ja oppimisympäristöt sijaitsevat neljällä eri kampuksella Jyväskylässä sekä Saarijärvellä. Tiloissa on panostettu monikäyttöisyyteen ja opetusteknologiaan, jotta ne soveltuvat erilaisiin opetustilanteisiin ja työtapoihin.
Haaste
Jyväskylän ammattikorkeakoulu etsi työkalua sisäiseen tilanhallintaan. Kiinteistöjen tiedot olivat useassa eri Excelissä ja pohjakuvista oli lukuisia versioita, joiden ajantasaisuutta ei aina pystytty takaamaan. Exceleistä tiedot piti etsiä ja toimittaa manuaalisesti niitä tarvitseville yksiköille. Sisäisen vuokran laskenta vei aikaa ja vaati paljon manuaalista työtä. Inhimillisten virheiden mahdollisuus heikensi tiedon oikeellisuutta.
Keväällä 2023 Jamk otti avukseen Circlen, joka mahdollistaa läpinäkyvän ja vastuullisen tilanhallinnan ja vuokrien jakamisen perustiedon pohjalta. Järjestelmä toimii yhteisenä alustana eri yksiköille ja toimijoille, jolloin ajantasainen tieto on kaikkien saatavilla, sitä pystyy suodattamaan halutulla tavalla sekä katsomaan tietoja myös takautuvasti.
Mitä teimme
Käyttöönoton yhteydessä kiinteistöjen pohjakuvat vietiin Circleen ja kiinteistöjen tiedot päivitettiin. Näin päästiin näkemään suoraan pohjakuvalta, kuka tiloja käyttää ja miten sisäiset vuokrat jakautuvat.
Circlellä hallinnoidaan sisäistä vuokraa ja raportoidaan vaivattomasti tilatietoja. Circle toimii yhteisenä alustana tilojen käyttäjille ja esimerkiksi siivoukselle. Haluttu tieto löytyy yhdestä paikasta ja sitä voi suodattaa haluamallaan tavalla. Järjestelmällä voidaan pitää yllä työpisteluetteloa sekä tietoa vapaista työpisteistä ja tiloista, jolloin saadaan tieto tilojen käyttäjien sijainnista sekä tyhjistä tiloista.
Vaikutus
Suoraan pohjakuvista nähtävä kiinteistötieto helpottaa tilojen hallintaan ja sisäiseen vuokraan tarvittavien tietojen löytymistä ja kokonaisuuden hahmottamista. Automatisointi vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, tieto on täsmällistä ja asioiden hoitaminen on nopeaa.
Circlen moderni ja selkeä käyttöliittymä säästää aikaa ja vapauttaa henkilöresursseja rutiinitehtävistä. Circlen avulla tärkeät tunnusluvut, kuten yksiköiden maksamat vuokrat ja neliöt, ovat aina ajan tasalla ja helposti vietävissä erilaisiin raportteihin.
”Yhteistyö Rambollin kanssa on ollut sujuvaa ja joustavaa. Circle on tehnyt työstämme helpompaa. Tulevaisuudessa hyödynnämme Circleä entistä enemmän esimerkiksi siivouksessa merkitsemällä pohjakuvaan siivoustaajuudet ja lattiamateriaalit”, kertoo Taru Särkkä, Jyväskylän ammattikorkeakoulun toimitilapalveluiden suunnittelija.