Kuinka paljon turhaa aikaa ja rahaa kuluu kiinteistön tietojen etsimiseen ja analysointiin? Kiinteistöalalla tietojen hyödyntäminen perustuu välittömään tarpeeseen. Se tekee tiedon etsimisen ja käsittelyn sykliseksi. Myös tiedon kokonaispotentiaalista hyödynnetään vain murto-osa. Tiedon hallintaan kannattaa satsata, sillä tulevaisuudessa tiedon rooli myös kiinteistöalalla on yhä tärkeämpää.
Rambollin kehitysjohtaja Vesa Hakolan mukaan kiinteistöjen tietoja etsitään ja päivitetään vain silloin, kun niitä tarvitaan. Niitä ei päivitetä matkan varrella, joten aina kun tarve tulee, on suuri vaiva saada tiedot kuntoon”, hän kuvaa tämän hetkistä tilannetta.
Mikael Lindgren, Rambollin kiinteistökonsultoinnin johtaja, on samaa mieltä.
”Näin sen ei pitäisi mennä. Tieto ei pysy ajan tasalla ja se tarkoittaa, että kiinteistöön liittyvää tietoa ei myöskään hyödynnetä. Tiedon pitäisi olla käytettävissä koko kiinteistön elinkaaren ajan ja niin, että tieto hyödyttäisi muitakin kuin kiinteistön omistajaa. Kun tieto on relevanttia, siitä hyötyvät myös käyttäjät ja vaikkapa managerausfirmat”, hän jatkaa.
Dokumenttien hallinnasta tietokantaan
Vesa Hakolan mielestä suuri ongelma kiinteistöjen tiedonhallinnassa on tiedon pirstaleisuus.
”Tietoa on valtavasti, monissa erillisissä paikoissa. Tietoa säilötään projektipankkeihin, verkkolevyille, vihkoihin ja kansioihin… Sitä voi olla vaikea löytää ja hallinnoida, jolloin sitä ei voida hyödyntää aktiivisesti”, hän kertoo.
Kiinteistöalalla työntekijällä voi päivittäisestä työajasta mennä jopa 20 % tiedon etsimiseen. Löydetyn tiedon analysoimiseen ja jalostamiseen voi mennä useita päiviä ja vasta sitten saadaan aikaan päätöksentekoa tukeva analyysi. Etsiminen ja datan jalostaminen ovat täysin arvoa tuottamatonta aikaa ja siihen pitäisi kehittää tehokkaammat keinot.
”Ongelman ratkaisun lähtökohta on se, että data on saatavilla ja että se on luotettavaa ja ajan tasalla. Sen jälkeen sitä voidaan rikastaa muulla saatavalla datalla ja hyödyntää moderneja teknologioita datan käsittelyyn. Tällöin pääsemme nopeammin kohti luotettavampia ja parempia analyysejä, joka ohjaa toimintaa ja auttaa päätöksenteossa”, Vesa Hakola sanoo.
Mikael Lindgrenin mielestä hyvä ratkaisu olisi Rambollin kehittämä Circle-palvelu.
”Circlessä tietoa kootaan ja käsitellään modernilla tavalla. Sen kehittämisessä tähdätään myös siihen, että kun tietoa on paljon, sen perusteella pitää pystyä analysoimaan, mitä kiinteistössä ja sen ympäristössä on tapahtumassa. Näin pystytään muodostamaan se suuri kuva, mitä kohti mennään, eikä vaan hallita dataa”, hän perustelee.
Valmiina vuokraustoiminnan muutokseen
Miksi tieto sitten on tärkeää? Hyvinhän tässä on pärjätty tähänkin asti. Mikael Lindgrenin mukaan analysoitavan tiedon merkitys korostuu tulevaisuudessa.
”Työ on suuressa muutoksessa ja sen myötä myös toimitilojen vuokraustoiminta tulee muuttumaan. Toimitilamarkkinan murroksessa vuokraussuhteet ovat yhä lyhyempiä ja ala kuluttajistuu. Jos vuokralainen ei ole tyytyväinen, hän kuluttajan tapaa äänestää jaloillaan ja muuttaa muualle. Se, miten vuokralainen viihtyy, on yhä monimutkaisempaa. Pelkkä hyvä tila ei enää riitä. Työntekijöiden on viihdyttävä ja viihtymiseen vaikuttavat tilojen lisäksi esimerkiksi palvelut ja ympäristöt. Myös erilaiset toimialat vaativat erilaisia tiloja ja ihmisten toiveet muuttuvat yhä nopeammin”, Mikael Lindgren kuvaa tulevaisuutta.
”Meillä on nyt teknologia, jonka avulla voimme koota tietoa ja hallita sitä. Circle on alusta, joka suppiloi raakatiedon ja antaa välineitä, joiden avulla pystytään ennustamaan toimintaa. Juuri tätä kiinteistön omistajat tulevat tarvitsemaan tulevaisuudessa, jotta pärjäisivät kiristyvillä markkinoilla”, hän sanoo.
