Kaupunki etsi kilpailutuksella työkalua tehokkaaseen ja vastuulliseen kiinteistönhallintaan.
Helsingin kaupunki valitsi kesällä Rambollin kehittämän Circle-ohjelman kiinteistöportfolionsa uudeksi hallinta- ja ylläpitojärjestelmäksi. Kaupunki hoitaa vuodesta 2023 alkaen Circlellä muun muassa tilojensa vuokrauksen sopimuksista laskutukseen sekä sisäisten vuokrien laskennan. Helsingillä on noin kolmen miljoonan neliömetrin rakennuskanta.
– Circlen avulla pystymme hallitsemaan kiinteistöomaisuuttamme perustiedon pohjalta. Kaikki toimialamme tulevat käyttämään Circleä, josta näkee kootusti oleelliset ja ajantasaiset tiedot kiinteistöistä ja tiloista, esimerkiksi, mitä korjauksia eri kohteisiin on tulossa. Lisäksi iso osa järjestelmän käyttöä on vuokra- ja teknisten arvojen laskenta, kertoo Tilaomaisuus-yksikön päällikkö Pasi Lönnberg Helsingin Kaupunkiympäristö-toimialan Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuden Tilat-palvelusta.
Helsingin tavoitteena on käyttää ja ylläpitää kiinteistöjään niin, että ne pysyvät viihtyisinä, terveellisinä ja turvallisina koko elinkaarensa ajan palvellen kaupunkilaisia mahdollisimman hyvin. Kaupungin hiilineutraalisuustavoite vuoteen 2035 mennessä tarkoittaa tilojen osalta niiden energiatehokkuuden parantamista, oikea-aikaista tarjontaa ja kustannustehokasta ja ennakoivaa käyttöä. Kaupunki kehittää aktiivisesti muun muassa kiinteistöjensä energiankulutukseen liittyvää tekniikkaa ja tapoja.
– Circlen avulla vuokrasopimuksiin tarvittavat tiedot ovat helposti löydettävissä. Käyttöliittymä on moderni ja selkeä, jolloin rutiineihin kuluva työmäärä pienenee sekä tilahallinnan henkilöstön aikaa vapautuu strategian mukaiseen kehittämiseen ja tulevan suunnitteluun, sanoo Circle-ohjelman liiketoimintaa johtava Mika Tarhala Rambollista.
Kaupungin rakennuskantatietojen siirto Circle-järjestelmään on jo aloitettu ja se saadaan päätökseen ensi vuonna. Käyttöönottoprosessin aikana Lönnberg on ollut tyytyväinen helppoon käyttöliittymään ja Rambollin Circle-kehitystiimiin.
– Olemme olleet tyytyväisiä tiimin ketterään työskentelyyn: tehdään paloja valmiiksi ja otetaan ne käyttöön sen sijaan, että tehtäisiin kerralla iso kokonaisuus ja mietittäisiin, miksi se ei toimi. Nyt pystymme tarvittaessa muuttamaan vain yhtä osaa. Järjestelmä kehittyy koko ajan ja pysyy ajan tasalla. Pystymme luottamaan siihen, että tieto on täsmällistä ja ajantasaista, jolloin järjestelmä todella tukee meidän toimintaamme, Lönnberg sanoo.
