Jyväskylän Tilapalvelun kilpailutuksessa kokeiltiin jotain täysin uutta: Puuduttavien listojen ja taulukoiden sijaan tarjouksen alustana käytettiin kiinteistönhallintaohjelma Circleä. Visuaaliseen pohjakuvaan yhdistetty kiinteistötieto helpotti tilojen ja dokumenttien tarkastelua ja säästi asiakkaan rahaa. Kiinteistöjen tiedot tuli samalla päivitettyä ja niitä pystyi tarkastelemaan yhdessä näkymässä eri kulmista. Kilpailutus koski uimahalleja AaltoAlvari ja Wellamo sekä liikuntakeskuksia Graniitti, Hipposhalli, Monitoimihalli ja Harjoitusjäähalli.
Ennen Circlen hyödyntämistä kilpailutusta koskevat tiedot, kuten tilaluettelo ja palvelukuvaus olivat taulukkoina ja listoina A4-liuskoille koottuna. Tyypillisesti tilaluettelossa on allekkain tilanumero, tilan käyttötarkoitus ja tilan neliötiedot. Isossa kiinteistössä tiloja saattaa olla allekkain satoja. Circlellä tästä päästiin kerralla eroon. Palvelukuvauksen tiedot vietiin pohjakuvaan tiloittain, jolloin värikoodien avulla palvelukuvaus kokonaisuudessaan heräsi uudella tavalla henkiin.
”Jyväskylän kaupunki on hyvin myönteinen kaikelle uudelle alaan liittyen”, projektista vastannut Rambollin asiantuntija Anssi Hannula kiittelee.
Circlen avulla pystyttiin yhdessä sekä käyttäjä- että tila-asiakkaan kanssa lennähtämään kiinteistön ”yläpuolelle” tutkimaan mm. siivoustaajuuden riittävyyttä. Taajuus määrittää montako kertaa viikossa tila pitää siivota, mikä taas muodostaa palvelulle hinnan. Visualisoinnin avulla kohteista löydettiin käyttäjäryhmiä, jotka työskentelevät pääosin etänä tai toiminta ei edellyttänyt korkeaa siivoustaajuutta. Näin asiakas säästi rahaa. Ennen Circlen käyttöönottoa tätä oli vaikea hahmottaa. Nyt siivouspalvelua voidaan helposti räätälöidä käyttäjäryhmät huomioiden muutosten pyörteissä.
Kuinka tämä tehtiin?
Käytännössä tarjouspyynnön liitteenä olevat kiinteistökohtaiset tiedot ja dokumentit muotoiltiin Circleen. Kilpailutettavien kohteiden pohjakuvat vietiin Circleen ja pohjakuville vietiin erilaisia tietoja siivouspalvelun hankintaan liittyen. Luotiin erilaisia widgettejä, kuten siivoustaajuudet, lattiamateriaalit ja aikarajoitteiset tehtävät tiloittain. Widgettejä valitsemalla sai nopeasti kokonaiskuvan esimerkiksi kiinteistön lattiamateriaaleista kerroksittain ja tiloittain.
Kilpailutukseen osallistuville tarjoajille luotiin Circleen tunnukset, jolloin pohjakuville viety materiaali oli kaikkien käytössä. Lisäksi Circle toimi dokumenttipankkina, eli tarjoajat saivat dokumenttiosiosta ladattua esim. palvelukuvauksen ja tilaluettelon sekä pystyivät lataamaan haluamiaan raportteja Circlestä Exceliin.
Kilpailutuksessa oli mukana isoja kohteita, kuten uimahalleja ja liikuntakeskuksia. Lähtötiedot osasta kohteista olivat muuttuneet aikaisemmasta, vuoden 2016 kilpailutuksesta, eikä osan lähtötietoja oltu selvitetty aiemmin vastaavalla tarkkuudella. Circlen avulla saatiin päivitettyä tiedot tilakohtaisesti ja visuaalisen näkymän avulla voitiin varmistaa, että jokaiselle tilalle oli viety halutut tiedot. Kohteet avautuivat siivouksen näkökulmasta aivan uudella tavalla.
Ilmiönä palvelun räätälöiminen on ollut ja tulee olemaan trendinä myös jatkossa. Circlen avulla tämä tulee helpommaksi toteuttaa.
Mitkä olivat Circlen käytön suurimmat hyödyt?
- Saatiin visualisoitua siivoukselle ominaisia piirteitä – samalla luotiin uusi työkalu asiakkaalle ylläpitokustannusten hallinnointiin ja sopimuksen johtamiseen
- Kohdetiedot päivitettiin tarkasti ajan tasalle. Tarjoajien oli mielekästä tutkia, suunnitella sekä hinnoitella palvelua entistä tarkemmin. Luotiin myös tarjoajille tasapuolinen, syrjimätön ja avoin asetelma, mitkä ovat julkisen hankinnan pääperiaatteita. Tarjoajille ei ollut merkitystä onko kohde/kohteet entuudestaan tuttuja tai tuntemattomia. Tiedot olivat tarjousvaiheeseen poikkeuksellisen kattavat ja visuaaliset, jolloin palvelun hinnoittelusta tuli entistä tarkempaa.
- Hankinnan kohteena oleva siivouspalvelu starttaa 1.7.2022, mutta jo nyt voittaneilta tarjoajilta on tullut positiivista palautetta Circlen avusta osana toiminnan suunnittelua. Tässä tapauksessa siivouspalveluntuottajat vaihtuivat ja uusille siivousliikkeille on elintärkeää onnistua startissa. Tulostetut värilliset pohjakuvat Circlestä ovat auttaneet mm. toiminnan suunnittelussa ja näin ollen vaihdoksesta tulee sujuvampaa.
”Tällaista on odotettu”
Circleen tutustumisen myötä se on päätetty ottaa laajemmin käyttöön. Tulevaisuudessa Circleä aiotaan hyödyntää entistä monipuolisemmin.
Circle on sopimuksen johtamiseen oiva työkalu. Mikäli tilojen käyttäjäryhmät muuttavat tiloista pois tai lattiamateriaali vaihtuu, saadaan uudet tiedot nopeasti päivitettyä ajan tasalle. Ylläpitokustannusten hallinnointi terävöityy, ja palvelusta saadaan entistä räätälöidympää ja kustannustehokkaampaa.
Isoissa kohteissa toimii kaupungin eri yksiköitä, joilla on sisäisesti eri kustannuspaikat. Circlen avulla saadaan jyvitettyä laskutus eri kustannuspaikoille tehokkaasti. Tilaajan kommentti ”tällaista on odotettu” kertoo myös paljon.
Asiakkaita voidaan katsoa olevan myös tarjoajat, jotka käyttivät Circleä valmistellessaan tarjousta. He kommentoivat Circleä näin:
”Herättää pohjakuvan henkiin”
”Selkeyttää ja havainnollistaa”
”Tuo tarjouspyynnön 2020-luvulle”
”Toiminnan suunnittelussa iso apu”
Circlestä työkalu kaikkiin kiinteistönhoidon kilpailutuksiin
Kokemuksen perusteella Circle on oiva työkalu myös kiinteistönhoidon kilpailutuksiin. Ulkoalueita voisi havainnollistaa mm. aurauksen, hiekoituksen ja vihertöiden tarpeisiin. Sisätiloista voitaisiin widgeteillä kertoa nopeasti esim. missä ovat iv-konehuoneet ja näyttää, missä yleisissä tiloissa kiinteistönhoitajan on kierrettävä päivän aikana.
Jyväskylän Tilapalvelu
- Jyväskylän tilapalvelu on Jyväskylän kaupungin omistama liikelaitos. Se vastaa hallinnassaan olevien julkisten kiinteistöjen ja huoneistojen arvosta, tuottavuudesta ja tehokkaasta käytöstä.
- Jyväskylän tilapalvelun missio on tarjota Jyväskylän kaupungin palvelutuotannolle turvalliset, tarkoituksenmukaiset ja kilpailukykyiset toimitilat sekä tilapalvelut.
